Buchungen bestätigen
In manchen Fällen möchtest du Buchungen vor der Bestätigung prüfen. Diese Anleitung zeigt dir, wie du den Bestätigungsprozess nutzt.
Wann manuelle Bestätigung?
Typische Szenarien
- Premium-Kurse: Nur für bestimmte Mitglieder
- Workshops: Mit begrenzter Teilnehmerzahl
- Probestunden: Neue Kunden prüfen
- Spezielle Anforderungen: Gesundheitscheck, Vorkenntnisse
Automatisch vs. Manuell
| Modus | Buchung geht... | Ideal für | |-------|----------------|-----------| | Automatisch | Direkt durch | Standard-Kurse | | Manuell | An Admin zur Prüfung | Spezielle Kurse |
Einrichtung
Global aktivieren
- Gehe zu Einstellungen → Buchungen
- Aktiviere "Manuelle Bestätigung"
- Wähle: Alle Buchungen oder nur bestimmte
Pro Kurs aktivieren
- Gehe zum Kurs
- Tab "Einstellungen"
- Aktiviere "Bestätigung erforderlich"
- Optional: Begründung angeben
Der Bestätigungsprozess
1. Buchung eingeht
- Status: "Ausstehend"
- Credits werden reserviert (nicht verbraucht)
- Kunde erhält E-Mail: "Buchung wird geprüft"
2. Admin prüft
Du siehst unter Buchungen → Ausstehend:
- Kundenname und Kontakt
- Gebuchter Kurs
- Credit-Status
- Buchungszeit
3. Entscheidung treffen
Bestätigen:
- Buchung wird aktiv
- Credits werden verbraucht
- Kunde erhält Bestätigung
Ablehnen:
- Buchung wird storniert
- Credits werden freigegeben
- Kunde erhält Absage (mit optionaler Begründung)
Schnelle Aktionen
Einzelne Buchung
- Klicke auf die Buchung
- Wähle Bestätigen oder Ablehnen
- Optional: Nachricht hinzufügen
Mehrere Buchungen
- Markiere Buchungen in der Liste
- Klicke "Ausgewählte bestätigen"
- Alle werden gleichzeitig verarbeitet
Per E-Mail
Mit Magic Links in der Benachrichtigung:
- Klick auf "Bestätigen" → Buchung bestätigt
- Klick auf "Ablehnen" → Formular öffnet sich
Automatische Regeln
Auto-Bestätigung für
Bestimmte Buchungen automatisch bestätigen:
- Stammkunden (> X Buchungen)
- Mitglieder bestimmter Pakete
- Wiederkehrende Buchungen
Auto-Ablehnung für
Automatisch ablehnen bei:
- Gesperrten Kunden
- Überschrittenen Limits
- Fehlenden Voraussetzungen
Benachrichtigungen
Für Admins
- Neue ausstehende Buchung
- Tägliche Zusammenfassung
- Erinnerung bei lange ausstehenden
Für Kunden
- Buchung eingegangen
- Buchung bestätigt/abgelehnt
- Wartezeit-Info
Konfigurieren
Unter Einstellungen → E-Mail:
- Templates anpassen
- Empfänger festlegen
- Timing einstellen
Wartezeit
Empfehlung
Bestätige Buchungen innerhalb von:
- Sofort-Kurse: 1-2 Stunden
- Standard-Kurse: 24 Stunden
- Workshops: 2-3 Tage
Erinnerung einrichten
- Gehe zu Einstellungen → Benachrichtigungen
- Aktiviere "Ausstehende Buchungen Reminder"
- Wähle Zeitraum (z.B. nach 12 Stunden)
Ablehnung kommunizieren
Mit Begründung
Gute Ablehnungsgründe:
- "Kurs erfordert Vorkenntnisse"
- "Bitte zuerst Einführungskurs besuchen"
- "Kurs leider ausgebucht"
Alternative anbieten
- Anderen Termin vorschlagen
- Warteliste anbieten
- Alternative Kurse empfehlen
Häufige Fragen
Was passiert mit reservierten Credits?
- Bei Bestätigung: Credits werden verbraucht
- Bei Ablehnung: Credits werden sofort freigegeben
- Bei Timeout: Automatische Freigabe nach X Tagen
Kann der Kunde während der Prüfung stornieren?
Ja, ausstehende Buchungen können jederzeit vom Kunden storniert werden. Credits werden dann freigegeben.
Wie lange kann eine Buchung ausstehend sein?
Standardmäßig 7 Tage, dann automatische Ablehnung. Konfigurierbar in den Einstellungen.